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DB15/T 368—2018 蒙古文檔案清算標準
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2020-12-04 16:05    來歷:
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本標準根據GB/T 1.1-2009給出的法則草擬。

本標準取代DB15/T 368-2001《蒙古文檔案辦理標準》。本標準與DB15/T 368-2001比擬,除編輯性點竄外首要手藝變更以下:

——點竄了術語和界說;

——增添了蒙古文檔案號的請求;

——增添了蒙古電子文件的清算相干請求;

——增添了蒙古文檔案歸檔章名目和歸檔章的填寫請求。

本標準由內蒙古自治區檔案局提出并歸口。

本標準首要草擬單元:內蒙古自治區檔案局。

本標準首要草擬人:徐春陽、張帥、張海山、穆林、張存貴、李曉梅、黃麗萍。


古文檔案清算標準

1 規模

本標準劃定了蒙古文檔案辦理的術語和界說、搜集、清算、文件材料的裝訂、編頁、裝盒。

本標準合用于蒙古文檔案的清算。

2 標準性援用文件

以下文件對本文件的操縱是必不可少的。但凡注日期的援用文件,僅注日期的版本合用于本文件。但凡不注日期的援用文件,其最新版本(包含一切的點竄單)合用于本文件。

GB/T 9705-2008  文書檔案檔冊格局

DA/T 13-1994  檔號體例法則

DA/T 22-2015  歸檔文件清算法則

3 術語和界說

3.1  

蒙古文文件材料  mongolian document materials

國度機構、社會構造和小我在實行其法定職責或處置事件中以蒙古文組成的信息記實。

3.2  

蒙古文檔案  mongolian files

國度機構、社會構造和小我處置政治、軍事、經濟、迷信、手藝、文明、民族、宗教等勾當發生的對國度和社會有保管代價的以蒙古筆墨組成的汗青記實。

3.3  

搜集  collection

檔案館、檔案室領受及征集蒙古文檔案和其余有關文獻的勾當。包含各級各種檔案室按軌制停止的蒙古文文件材料歸檔交代任務;各級檔案館依法領受蒙古文檔案和向社會與小我征集蒙古文檔案的任務。

3.4  

清算  archival arrangement

根據必然準繩對蒙古文檔案實體停止體系分類、組合、擺列、編號和編目,使之有序化的進程

3.5  

編目  catalogue

根據必然的法則停止蒙古文檔案著錄并將條款構造成目次的進程。

3.6  

檔案目次 list

根據必然的挨次、體例體例而成的揭露檔案內容與情勢特色的條款組合,是檔案辦理、檢索和操縱的東西。

注:根據清算體例差別,分為檔冊目次和歸檔文件目次。

3.7  

檔號  archival code

以字符情勢付與蒙古文檔案實體的用以牢固和反應蒙古文檔案擺列挨次的一組代碼。

3.8  

 item

蒙古文文件材料的清算單元。

3.9  

檔冊  file

在一個全宗內,由互有接洽的多少文件組分解的放入卷夾、卷皮內的根基保管單元,簡稱卷。

4 搜集

4.1 搜集規模

參照《構造文件材料歸檔規模和文書檔案保管刻日劃定》履行。凡由蒙古文譯成華文或由華文譯成蒙古文的譯文草稿均應搜集。

4.2 搜集請求

搜集的文件材料應齊備、完全、體系。對筆跡恍惚或易褪變的應復制,并附于原件后一并保管。已破壞的文件材料應修裱。

5 清算

5.1 清算準繩

5.1.1 根據蒙古文和其余筆墨文件材料的特色,應遵守文件材料組成的紀律,堅持文件材料之間的無機接洽,辨別差別保管刻日,便于保管和操縱。

5.1.2 清算應合適文檔一體化辦理請求,便于計較機辦理,保障蒙古文紙質檔案和蒙古文電子檔案清算調和統一。

5.2 清算體例

文書類檔案應接納按件清算的體例,別的門類檔案若無國度和檔案行業標準請求,應接納按卷清算的體例,以下文件材料應接納按卷清算體例:

a) 以蒙古文組成的反應統一題目或統一類題目接洽慎密且不可朋分的文件材料;

b) 蒙古文報刊的定稿、樣報、樣刊、冊本的定稿、清樣和樣書;

c) 蒙古語播送、電視節目標筆墨材料;

d) 蒙古語片子和電視劇的劇本;

e) 以蒙古文組成的講授、科研、藝術文件材料;

f) 別的以蒙古文為主組成的文件材料。

5.3 清算體例

5.3.1 分類

檔案應辨別差別門類,接納年度和保管刻日體例停止兩級分類,專業檔案按有關劃定停止分類。

5.3.2 件的組成

蒙古文歸檔文件普通以每份文件為一件。注釋、附件為一件;文件副本與定稿(包含法令律例等主要文件的歷次點竄稿)為一件;轉發文與被轉發文為一件;原件與復制件為一件;副本與翻譯本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;集會記要、集會記實普通一次集會為一件,集會記實一年一本的,一本為一件;來文與復文(叨教與批復、報告與指示、函與復函等)普通自力成件,也可為一件。有文件處置單或發文稿紙的,文件處置單或發文稿紙與相干文件為一件。

5.3.3 件內文件排序

蒙古文歸檔文件排序時,注釋在前,附件在后;副本在前,定稿在后;轉發文在前,被轉發文在后;原件在前,復制件在后;差別筆墨的文本,無特別劃定的,華文文本在前,蒙古文文本在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。有文件處置單或發文稿紙的,文件處置單在前,收文在后;副本在前,發文稿紙和定稿在后。

5.3.4 件的擺列

蒙古文文件材料應在分類計劃的最低一級類目內,定時候連系事由擺列。統一事由的文件材料,按文件材料組成前后挨次擺列。集會文件、統計報表等成套性文件可集合擺列。

5.3.5 電子文件定名

蒙古文電子文件按檔號定名。

5.4 編號

5.4.1 編號法則

5.4.1.1 蒙古文文件材料應依分類計劃和擺列挨次編寫檔號。

5.4.1.2 檔號體例應遵守獨一性、合感性、穩定性、擴大性、簡略性準繩。

5.4.2 檔號

5.4.2.1 按卷清算檔案的檔號布局為全宗號-目次號-檔冊號。

5.4.2.2 按件清算檔案的檔號布局為全宗號-檔案門類代碼·年度-保管刻日-件號。

5.4.3 加蓋檔號章或歸檔章

5.4.3.1 按卷清算,單份裝訂的檔冊應逐件加蓋檔號章,檔號章名目包含全宗號、目次號、檔冊號、件號,詳細詳見附錄A中的圖A.3。

5.4.3.2 按件清算的檔案加蓋歸檔章,歸檔章名目、格局見附錄A中的圖A.1,頁數用阿拉伯數字標識,保管刻日應利用“永遠”、“30年”、“10 年”標識,詳細詳見附錄C中的圖A.2。

5.4.3.3 電子文件能夠由體系天生歸檔章款式或以條形碼等其余情勢在歸檔文件上停止標識。

6 裝訂、編頁、裝盒

6.1 裝訂

6.1.1 按卷清算檔案的裝訂應根據GB/T 9705-2008中3.1.1的請求。

6.1.2 按件清算檔案的裝訂應根據DA/T 22-2015中6.2的請求。

6.2 編頁

6.2.1 按卷清算檔案應以卷為單元體例頁碼。

6.2.2 按件清算檔案應以件為單元體例頁碼。

6.2.3 頁碼應逐頁體例,應別離標注在文件正面右上角或反面左上角的空缺地位。

6.2.4 文件材料已印制成冊并編有頁碼的、擬體例頁碼與文件原有頁碼不異的,應堅持原有頁碼穩定。

6.3 填寫卷內文件目次

6.3.1 按卷清算的檔檔冊內文件目次填寫名目應包含挨次號、文號、義務者、落款、日期、頁號,詳細詳見附錄B中的圖B.1。

6.3.2 屬于統一件的蒙古文和華文文件,別離填寫卷內文件目次。

6.4 填寫備考表

6.4.1 按卷清算檔檔冊內備考表填寫名目包含卷內環境申明、立卷人、查抄人、立卷時候,詳細詳見附錄C中的圖C.4。

6.4.2 按件清算檔案盒內備考表填寫名目包含盒內文件環境申明、清算人、清算日期、查抄人、查抄日期,詳細詳見附錄C中的圖C.7。

6.5 填寫檔冊封面

檔冊封面填寫名目包含全宗稱號、類目稱號、檔冊落款、時候、保管刻日、件數、頁數、全宗號、目次號和檔冊號,詳細詳見附錄C中的圖C.2。

6.6 裝盒

6.6.1 統一保管刻日、統一年度的文件材料,應按擺列挨次裝盒。

6.6.2 按卷清算檔案的檔案盒規格、尺寸詳細詳見附錄D中的圖C.1。

6.6.3 按件清算檔案的檔案盒規格、尺寸詳細詳見附錄D中的圖C.5。

6.7 填寫檔案盒脊

6.7.1 按卷清算的檔案盒盒脊填寫名目包含全宗號、目次號、年度、檔冊號,詳細詳見附錄C中的圖C.3。

6.7.2 按件清算的檔案盒盒脊填寫名目包含全宗號、年度、保管刻日、機構(題目)、起止件號、盒號,詳細詳見附錄C中的圖C.6,此中機構(題目)作為挑選項。

7 體例檔案目次

7.1 檔冊目次

按卷清算的檔案體例檔冊目次,詳細詳見附錄B中的圖B.2。

全宗內有跨年度體例檔冊目次的,檔冊目次應編號辦理,編號體例按DA/T 13-1994中5.2的劃定體例。

7.2 歸檔文件目次

按件清算的檔案體例歸檔文件目次,詳細詳見附錄D中的圖D.1。

7.3 檔案目次封面

7.3.1 檔冊目次封面包含全宗稱號、全宗號、年度、保管刻日,詳細詳見附錄B中的圖B.3。

7.3.2 歸檔文件目次封面名目包含全宗稱號、全宗號、年度、保管刻日、機構(題目),此中機構(題目)作為挑選項詳細詳見附錄D中的圖D.2。

7.4 歸檔文件目次備考表

按件清算檔案歸檔文件目次備考表填寫名目包含全宗稱號、全宗號、目次條款數目、檔案起止日期、別的申明、目次體例人、目次體例日期。

7.5 目次的裝訂

檔冊目次和歸檔文件目次準繩上按年度、保管刻日零丁裝訂成冊。統一保管刻日內的多少年度的目次也可裝訂成一冊。

7.6 體例機讀目次

永遠保管的檔案應體例機讀目次,機讀目次數據格局應合適國度檔案辦理相干請求。

 

附(fu) 錄 A

(材料性附錄)
按件清算檔案歸檔章款式

                                                             單元:mm 。 比例:1:1

 

A.1  按件清算檔案歸檔章款式

A.2  按件清算檔案歸檔章款式

 

A.3  檔號章模樣形狀

 

 

附(fu) 錄(lu) B
(材料性附錄)
按卷清算檔案的目次款式

                                                         單元:mm

 

B.1按卷清算檔案的目次款式

 

 

                                                                  單元:mm

 

B.2 按卷清算檔案檔冊目次式

 

                                       

B.3按件清算檔案歸檔文件目次封面

 

 

A  

A  

B 
(材料性附錄)
檔案盒款式

C 案盒模樣形狀

附 錄 C
(材料性附錄)
檔冊清算檔案盒款式               

                                                            單元:mm   比例:1:2

 

 

 

C.1  檔冊清算檔案盒款式

B  

D  

 

 

 

 

C.2  按卷清算檔案檔冊封面款式

C  

E  

 

 

 

C.3  檔冊清算檔案盒盒脊模樣形狀

 

  

C.4  按卷清算檔檔冊內備考表款式

 

 

 

 

 

 

 

00001注:A=B=C=20 mm,30 mm,40 mm,50 mm。

 

C.5 按件清算檔案盒模樣形狀

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C.6  按件清算檔案盒盒脊模樣形狀

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

C.7  按件清算檔案盒內備考表模樣形狀

附 錄 D

(材料性附錄)
按件清算檔案歸檔文件目次模樣形狀

 

D.1  按件清算檔案歸檔文件目次款式

D  

F  

 

D.2  按件清算檔案歸檔文件目次封面款式

 

 

 

 

 

 



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