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內蒙古自治區電子檔案和機讀目次移交數據布局標準
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2020-12-08 10:07    來歷:
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一、合用規模

本標準合用于各級構造單元向同級國度綜合檔案館移交本構造單元保存5年內的電子檔案和機讀目次。

二、術語和界說

本標準錯誤此中術語和界說做過量描寫,術語和界說能夠參照國度或自治區相干的標準或標準中的描寫。

三、電子檔案移交的根基請求

(一)元數據該當與電子檔案一路移交,普通接納基于XML的封裝體例構造檔案數據;

(二)電子檔案有響應紙質、縮微成品等載體的,該當在元數據中著錄像干信息;

(三)接納手藝手腕加密的電子檔案該當解密后移交,緊縮的電子檔案該當解緊縮后移交;特別格局的電子檔案該當與其讀取平臺一路移交;

(四)電子檔案的文件格局應根據國度有關劃定履行:文本文件以XMLPDFTXTCEB格局為通用格局;根據現階段現實情況,微軟Office Word、金山WPS筆墨和內蒙古自治區當局保舉的其余筆墨措置軟件所發生的文件在記實版本信息的情況下也能夠間接移交。

圖象文件以JPEGTIFF為通用格局。

音頻文件以WAVMP3為通用格局。

影象文件以MPEGAVI為通用格局。

電子檔案的移交可接納離線或在線體例停止。

(五)根據傳統體例清算的電子檔案,須要報送檔冊目次(檔冊目次.XML)和文件目次(文件目次.XML);根據《歸檔文件清算法則》清算的電子檔案,報送文件目次(文件目次.XML,參見附件1,附件2)。

電子檔案在移交時都要報送電子檔案的元數據信息(元數據.XML)和文件布局信息(文件布局.XML,參見附件3和附件4)。若是電子檔案是在辦公主動化體系中構成,在移交時還須要報送電子檔案的日記信息(日記.XML,參見附件5)。

四、離線移交電子檔案該當知足以下根基請求:

(一)移交單元普通接納光盤移交電子檔案;

(二)移交單元普通向同級國度綜合檔案館移交一套光盤,光盤該當單個裝盒;

(三)移交單元該當根據有關請求停止光盤數據刻錄及檢測;

(四)存儲電子檔案的光盤和光盤盒上該當別離標注反應其內容的標簽(標簽的標注體例見附件6);

(五)移交光盤內電子檔案的存儲布局應標準統一(存儲布局見附件7)。

五、本標準自2014年1月1日起實施,原《內蒙古自治區電子文件歸檔與移交數據布局標準(試行)》(內檔發[2011]61號)同時廢除。


附件1

檔冊目次(檔冊目次.XML)數據布局

 

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附件2

文件目次(文件目次.XML)數據布局

 

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附件3

元數據(元數據.XML)

 

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附件4

文件布局(文件布局.XML)數據布局

 

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附件5

日記(日記.XML)數據布局

 

 

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措置受權機構" type="xs:string"/>

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附件6

 

電子檔案光盤封面格局和內容

全宗號(hao)

 

年度

 

光盤號(hao)

電(dian)子檔(dang)案(an)光(guang)盤

內容擇要

 

文件(jian)格局

 

建造單元(yuan)

 

數據量(liang)

 

建(jian)造(zao)日期(qi)

 

密級

 

保存 刻日

 

套別

 

 

電子檔案光盤封面格局申明

光盤標識:全宗號年度光盤號。

光盤盒標注:全宗號、年度、光盤號、內容擇要、文件格局、數據量、存入日期、密級、保存刻日、套別等。

1.全宗號是檔案館分派給立檔單元的編號。

2.年度是該光盤內檔案起止年度,如2001年至2006年即標定為2001/2006

3.光盤號是電子檔案光盤擺列的挨次號,由阿拉伯數字構成。

4.內容擇若是光盤內檔案存儲情況概述。

5.文件格局是光盤內電子檔案文件的格局信息。

6.建造單元是建造電子檔案的構造單元稱號。

7.數據量是光盤內檔案存儲容量。

8.存入日期是將電子檔案拷貝至光盤的日期,格局為年代日,如201128日即寫為20110208

9.密級按存儲在光盤內電子檔案的密級標注。

10.保存刻日按存儲在光盤內電子檔案的保存刻日標注。

11.套別是指電子檔案光盤的用處,用大寫英筆墨母ABC表現。A表現封存保存,B表現查閱操縱,C表現異地備份。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件7

電子檔案存儲布局

移交光盤內電子檔案的存儲布局以下圖所示:

 

(一)“載體標識”與移交的光盤標識堅持分歧,即全宗號年度光盤號。

(二)申明文件定名為“申明文件.TXT”,一個光盤只要一個申明文件,寄存本光盤有關信息,包含光盤參數、光盤號、光盤保存單元、光盤建造單元、光盤查抄單元、讀取本光盤內檔案所須要的軟硬件情況及其余各類有助于申明本光盤的信息。 

(三)目次文件定名為“檔冊目次.XML”和“文件目次.XML”,寄存有關檔案的目次信息,目次文件與每份電子檔案絕對應。

(四)電子檔案文件夾定名為“電子檔案”,寄存電子檔案及其元數據,傳統組卷體例清算的檔案根據“全宗目次年度檔冊文件”的條理設置文件夾。此中“全宗”文件夾以全宗號定名,“目次”文件夾以目次號定名,“年度”文件夾以4位年度定名,“檔冊”文件夾以檔冊號定名,“文件”文件夾以卷內挨次號定名。按《歸檔文件清算法則》清算的檔案根據“全宗保存刻日年度機構題目文件”的條理設置文件夾。此中“全宗”文件夾以全宗號定名,“保存刻日”文件夾以保存刻日代碼定名,“年度”文件夾以4位年度定名,“機構題目”文件夾以機構(題目)代碼定名,“文件”文件夾以件號定名。若是構造不設“機構(題目)種別,而是在統一保存刻日、統一年度下編大流水的件號,則不設“機構題目”文件夾,在“年度”文件夾下間接設“文件”文件夾。




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